Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Aufruf unserer Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei bzw. URL, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem und Statuscodes gehören. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website sicher und stabil bereitzustellen, Angriffe abzuwehren und technische Fehler zu untersuchen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, störungsfreien Betrieb unseres Internetangebots. Hosting- und IT-Dienstleister können hierbei als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden.

Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist, soweit keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Technisch notwendige Cookies / Sessions

Für Buchungs-, Check-in- und Administrationsfunktionen können technisch notwendige Session-Cookies eingesetzt werden. Sie dienen ausschließlich der Funktionsfähigkeit und Sicherheit der jeweiligen Anwendung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

3. Buchungen und Reservierungsanfragen

Wenn Sie ein Zimmer buchen oder anfragen, verarbeiten wir die für die Reservierung erforderlichen Daten. Dazu können Name, Kontaktdaten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, An- und Abreisedatum, Zimmer, Personenzahl, Preis, Zahlungsart, Buchungsquelle, besondere Hinweise sowie rechnungsrelevante Angaben gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung der Buchung oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Soweit steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Buchungsbelege und Rechnungen werden nach den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Für Buchungsbelege beträgt die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist derzeit grundsätzlich acht Jahre; andere geschäftliche Unterlagen können abweichenden Fristen unterliegen.

4. Online-Check-in und Meldedaten

Für einen vorbereiteten Check-in stellen wir Gästen einen persönlichen Online-Link zur Verfügung. Dabei können insbesondere Name, Anschrift, Kontaktangaben, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Reise- und Aufenthaltsdaten sowie Rechnungsdaten erfasst oder bestätigt werden. Die von Ihnen bestätigten Angaben können in unser Buchungs- und Abrechnungssystem übernommen werden, damit der Aufenthalt und die spätere Rechnungsstellung korrekt vorbereitet werden können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Meldepflichten für beherbergte ausländische Gäste bestehen, erfolgt die erforderliche Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz (BMG).

Besondere Meldedaten nach dem BMG werden nur im gesetzlich vorgesehenen Umfang verarbeitet und entsprechend den gesetzlichen Fristen aufbewahrt bzw. gelöscht.

5. WhatsApp Business / WhatsApp Business Platform

Wenn Sie ausdrücklich in die Kommunikation über WhatsApp eingewilligt haben oder uns selbst über WhatsApp kontaktieren, können wir WhatsApp zur Kommunikation rund um Ihren Aufenthalt nutzen. Dazu gehören beispielsweise Buchungsinformationen, ein persönlicher Online-Check-in-Link, Erinnerungen vor der Anreise, Hinweise am Anreisetag und eine Anfahrtsverknüpfung.

Für automatisierte Nachrichten nutzen wir die WhatsApp Business Platform. Dabei werden insbesondere Ihre Mobilnummer, Ihr Name, zur Nachricht erforderliche Buchungsinformationen, Nachrichteninhalte sowie technische Zustell- und Statusinformationen verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist bei einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. durch eine Nachricht an uns oder eine entsprechende Antwort über WhatsApp. Ein Widerruf hat keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf und führt nicht zu Nachteilen bei Ihrer Buchung.

Dienstleister

Für die WhatsApp Business Platform werden Dienste von WhatsApp Ireland Limited und Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, eingesetzt. Nach den WhatsApp Business Data Processing Terms verarbeitet WhatsApp bestimmte von uns übermittelte Kundendaten als Auftragsverarbeiter. Daneben können WhatsApp und Meta bestimmte Konto-, Nutzungs-, Diagnose- und Servicedaten in eigener Verantwortung verarbeiten.

Im Rahmen der Bereitstellung können Daten in die USA oder andere Drittländer übermittelt werden. WhatsApp benennt hierfür unter anderem das EU-US Data Privacy Framework sowie – soweit erforderlich – Standardvertragsklauseln als Übermittlungsmechanismen.

Weitere Informationen: WhatsApp Business Data Processing Terms und Business Data Transfer Addendum.

6. E-Mail-Kommunikation

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse, um Buchungsbestätigungen, Check-in-Informationen, Rechnungen, buchungsbezogene Hinweise oder Antworten auf Ihre Anfragen zu versenden. Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit gesetzliche Pflichten betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit technische E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies im Rahmen der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Vereinbarungen.

7. Anfahrt über Google Maps

In Buchungsbestätigungen, E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten können wir einen Link zur Routenplanung über Google Maps bereitstellen. Wenn Google Maps nicht direkt in unsere Website eingebettet wird, findet eine Datenübertragung an Google erst statt, wenn Sie den externen Link selbst anklicken. Für die weitere Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

8. Empfänger und Weitergabe

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich zulässig ist. Empfänger können insbesondere sein:

• Hosting- und IT-Dienstleister,
• E-Mail-Dienstleister,
• WhatsApp / Meta im Rahmen der WhatsApp Business Platform,
• Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister, soweit von Ihnen genutzt,
• Steuerberatung, Finanzverwaltung oder sonstige Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken an unabhängige Dritte erfolgt nicht ohne entsprechende Rechtsgrundlage.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder – soweit eine Löschung wegen gesetzlicher Pflichten noch nicht zulässig ist – für andere Zwecke gesperrt.

10. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@hotel-menden.com.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

11. Datenlöschung bei Website-, Buchungs- und WhatsApp-Nutzung

Wenn Sie die Löschung personenbezogener Daten wünschen, senden Sie uns eine E-Mail an info@hotel-menden.com mit dem Betreff „Datenlöschung“ und nennen Sie bitte die zur Zuordnung erforderlichen Angaben (z. B. Name und Buchungszeitraum).

Wir löschen die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, laufenden Vertragsbeziehungen, offenen Forderungen oder sonstige zwingende Rechtsgründe entgegenstehen. Daten, die weiterhin gesetzlich aufzubewahren sind, werden für andere Zwecke gesperrt.

Diese Löschmöglichkeit gilt auch für Daten, die im Zusammenhang mit unserer WhatsApp-Anbindung verarbeitet werden. Sie können zusätzlich jederzeit die weitere WhatsApp-Kommunikation widerrufen.

12. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung per HTTPS, Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Administrationszugänge und die Trennung technischer Zugangsdaten vom öffentlich erreichbaren Webbereich.

13. Stand und Änderungen

Stand: 5. Oktober 2026. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste, eingesetzte Systeme oder rechtliche Anforderungen ändern.